O princípio básico de funcionamento da tecnologia RFID não é complicado: após a etiqueta entrar no campo magnético, ela recebe o sinal de radiofrequência enviado pelo leitor e transmite as informações do produto (PassiveTag, etiqueta passiva ou etiqueta passiva) armazenadas no chip com o energia obtida pela corrente induzida, Ou enviar ativamente um sinal de determinada frequência (ActiveTag, tag ativa ou tag ativa); depois que o leitor lê e decodifica as informações, elas são enviadas ao sistema central de informações para processamento de dados relacionados.
Um sistema RFID (Radio Frequency Identification) consiste em duas partes: uma unidade de leitura/gravação e um transceptor eletrônico. O leitor envia pulsos eletromagnéticos através da antena e o transceptor recebe esses pulsos e envia as informações armazenadas ao leitor em resposta. Na verdade, esta é a leitura, escrita ou apagamento sem contato de dados na memória.
Tecnicamente, uma "etiqueta inteligente" consiste em um circuito RFID que inclui um chip RFID com uma porção de radiofrequência RFID e um loop de uma antena ultrafina que é embutida na tag junto com uma fina folha de plástico. Normalmente, uma etiqueta de papel é anexada a esta etiqueta e algumas informações importantes podem ser impressas claramente na etiqueta de papel. As etiquetas inteligentes atuais são geralmente do tamanho de um cartão de crédito. Para mercadorias pequenas, existem etiquetas com tamanho de 4,5 × 4,5 cm, e também etiquetas circulares com diâmetro de 4,7 cm usadas em CDs e DVDs.
A vantagem da tecnologia do transceptor em comparação com outras tecnologias de identificação, como códigos de barras ou tarjas magnéticas, é o link sem fio entre o leitor e o transceptor: a unidade de leitura/gravação não requer contato visual com o transceptor, portanto, pode ser totalmente integrada ao produto. Isso significa que o transceptor é adequado para ambientes agressivos e não é sensível à umidade, sujeira e influências mecânicas. Portanto, o sistema de transceptor tem confiabilidade de leitura muito alta, aquisição rápida de dados e, por último, mas não menos importante, economia de mão de obra e papel.